La création de contenu est souvent le premier aspect qui vient à l’esprit lorsqu’on évoque l’IA dans le cadre de la planification d’événements. Cependant, les planificateurs peuvent envisager d’utiliser l’IA de manière plus intelligente, non seulement pour générer du contenu, mais aussi pour influencer le processus de planification et les événements en temps réel.
Élaborer des plans d’événements plus intelligents
Lors d’un récent webinaire organisé par Cvent en collaboration avec SACEOS, Will Kataria, responsable du pays et directeur senior chez Cvent Singapour, a souligné que les assistants IA jouent un rôle essentiel dans l’utilisation de cette technologie.
« Ils peuvent être plus réactifs, saisir rapidement des contextes uniques et contribuer à l’automatisation des tâches et à l’amélioration des processus commerciaux », a-t-il indiqué.
La visualisation en 3D des lieux n’est pas une nouveauté, mais les assistants IA peuvent adapter différents formats pour enrichir la planification. « Ils peuvent vous montrer le plan de la salle, des tables et du plafond, et vous permettre de modifier facilement la disposition. Par exemple, si vous souhaitez six à huit chaises par table, ou si vous voulez garantir une distance de six pieds entre les participants », a ajouté Kataria.
Créer des agendas hyper-personnalisés
Avec une majorité des participants interagissant déjà via des applications événementielles, l’IA permet de pousser la personnalisation plus loin.
« L’IA peut élaborer dynamiquement un agenda hyper-personnalisé, où les participants ne se voient pas seulement suggérer des sessions populaires, mais peuvent aussi découvrir d’autres sujets susceptibles de les intéresser », a précisé Kataria. « Il existe également une assistance par chat, permettant aux participants de poser des questions et d’obtenir des réponses adaptées aux sujets qui les intéressent. »
Des options supplémentaires incluent un concierge géré par l’IA, permettant aux participants de poser des questions variées, comme l’identité des intervenants ou le code vestimentaire à respecter.
Identifier les risques et réagir en temps réel
Traditionnellement, les planificateurs analysaient les données des événements après qu’ils aient eu lieu. Aujourd’hui, l’IA transforme les données historiques en éclairages prédictifs. « Les modèles IA analysent vos données historiques, vos tendances événementielles et des facteurs externes, tels que les horaires de vol ou d’autres événements concurrents », a expliqué Kataria.
« Cela peut influencer votre événement, prédire des fluctuations, vous aider à optimiser vos commandes alimentaires et à allouer le personnel en conséquence. Il peut même recommander la meilleure configuration de salle en fonction de votre public. Cela permet non seulement de réduire le gaspillage, mais aussi d’optimiser le flux des participants », a-t-il ajouté.
Les mêmes outils peuvent également servir à prédire les comportements et les préférences des clients, identifiant ainsi les risques à l’avance. Cela permet aux planificateurs de modifier les éléments en temps réel.
Suivre l’engagement du public
Imaginez si l’IA pouvait surveiller le niveau d’engagement et d’attention sur les réseaux sociaux durant un événement en direct, lorsque les participants assistent à des sessions.
Kataria suggère que cette technologie pourrait analyser les comportements des personnes, qu’elles soient fixées sur le conférencier, en train de discuter ou sur leur téléphone. Cela aiderait les planificateurs à évaluer l’engagement des participants en temps réel, détectant si une session suscite peu d’intérêt ou si elle reçoit des retours négatifs à certains moments.
Ces alertes générées par l’IA peuvent être des indicateurs pour ajuster le contenu de l’événement, la configuration des espaces ou même le service de restauration, transformant les retours négatifs en une expérience positive.
Renforcer la durabilité
Imaginez un événement physique où tout, à l’exception des participants, est généré par l’IA. Une telle vision a été évoquée par Nina Xiao, vice-présidente digitale et marketing chez Informa Markets, qui a également participé au webinaire de Cvent.
« Tout ce que vous voyez est rendu par l’IA, y compris les stands d’exposition, la scène, les panneaux publicitaires », a-t-elle précisé. « Nous avons parlé de durabilité lors des événements depuis de nombreuses années. Il est peut-être temps de réellement passer à l’action et de voir comment l’IA peut réduire considérablement les coûts de production d’événements. »
Ne pas négliger les connexions humaines
Bien que le rôle de l’IA continue d’évoluer, les leaders du secteur s’accordent à dire que rien ne peut remplacer l’apport émotionnel des expériences en personne.
« Si l’IA a facilité les connexions virtuelles et automatisé de nombreux aspects de la planification des événements, elle a aussi mis en lumière ce que le numérique ne peut pas reproduire : la connexion humaine authentique », note Jade Ball, responsable des événements chez BI Worldwide.
« Les gens cherchent de plus en plus des interactions réelles, alors que les présentateurs tirent de l’énergie du public présent, quelque chose de difficile à reproduire à travers un écran », ajoute Natalie Crampton, directrice chez TEC. « Il est essentiel de trouver le bon équilibre entre les événements en personne et l’utilisation de l’IA pour enrichir, et non remplacer, l’expérience humaine. C’est ici que l’IA apporte sa valeur – en soutenant, et non en remplaçant, la connexion humaine. »
Points à retenir
- L’IA optimise la planification d’événements en facilitant des ajustements en temps réel.
- La création d’agendas personnalisés améliore l’expérience des participants.
- La technologie aide à anticiper les risques et à identifier les préférences du public.
- Les connexions humaines demeurent essentielles malgré l’automatisation croissante.
- La durabilité dans l’événementiel peut bénéficier de solutions innovantes grâce à l’IA.
En conclusion, l’IA représente une avancée significative dans le domaine de l’événementiel, mais il est fondamental de se rappeler que l’authenticité et les connections humaines restent irremplaçables. Les défis que pose l’intégration de la technologie poussent à réfléchir sur la manière dont nous valorisons l’humain dans nos interactions, à une époque où la machine prend une place de plus en plus centrale. L’art de l’événementiel pourrait bien se redéfinir à travers ce mariage délicat entre innovation technologique et contact humain. Quelle sera notre prochaine étape dans cette évolution fascinante ?